500 Atlassianen werkten een week lang op afstand – dit is wat we hebben geleerd

Zoals de meeste bedrijven, Atlassian heeft een mix van mensen die fulltime thuiswerken (zoals ik) en mensen die een ad-hocdag pakken als de loodgieter komt of niet kunnen stoppen met niezen. Maar onze collectieve WFH-spieren hebben onlangs een grote training gekregen toen 500 van ons op afstand gingen tijdens de weeklange periode tussen het verhuizen van de ene kantoorruimte naar de andere.

Ik sprak met collega's van verschillende afdelingen bij Atlassian en dook in mijn eigen trukendoos om je deze verzameling tips voor thuiswerken te brengen. En omdat thuiswerken een paar verrassingen met zich meebracht, deel ik ook enkele weinig bekende feiten en een klassieke blooper – mis deze niet als u overweegt om over te stappen naar fulltime werken op afstand.

<

Tips voor thuiswerken

1. Wijs een werkruimte toe en maak het je eigen.

Ja, deze tip staat bovenaan elke andere lijst met thuiswerktips die je ooit hebt gelezen. Daar is een reden voor. Wanneer u vanuit een kantoor werkt, helpt uw ​​woon-werkverkeer uw hersenen om over te schakelen naar de “werkmodus”. Thuis kun je diezelfde mental shift creëren door een werkplek vrij te maken.

“Ik heb thuis een apart bureau dat vrijwel alleen voor werk wordt gebruikt”, zegt Miles, een marketingmanager. “Dit helpt me om me te concentreren, omdat ik dat gebied beschouw als een minikantoor.” Heb je weinig ruimte en moet je je bank of keukentafel gebruiken, geen probleem. Wees gewoon consistent.

Verfraai uw thuiskantoorruimte goedkoop, met behulp van vlooienmarkten en een beetje doe-het-zelf vindingrijkheid.

Stop echter niet alleen als u eenmaal een bureau heeft aangeschaft. Geef je ruimte wat persoonlijkheid met kunst aan de muur, ingelijste foto's, een bureaulamp om voor te sterven, of een etherische olieverspreider als dat jouw ding is.

2. Tempo jezelf.

Weet je hoe naar de kantoorkeuken rennen om je koffie “heel snel” bij te vullen meestal resulteert in een gesprek van 10 minuten in de gang over je grote nieuwe project? Ik begreep de waarde van zulke intermezzo's pas toen ik op afstand ging. In het begin werkte ik mijn taken voor de week in ongeveer drie dagen af, omdat er zo weinig onderbrekingen waren. Klinkt goed, behalve dat ik donderdag helemaal zonder benzine zou zitten. En vrijdagen waren, uhm, minder dan productief.

Je werkweek is een marathon – geen sprint. Ik leerde snel om gedurende de dag een paar tempo-pauzes van 5-10 minuten te strooien, indien mogelijk weg van mijn bureau. Voor mijn teamgenoot Claire maakt haar harige vriend het verschil. “Ik ga met mijn hond wandelen voordat ik aan het werk ga, tijdens de lunch, in de vroege namiddag en nadat ik klaar ben met de dag. Het is een geweldige mentale pauze.” En niet te vergeten gezond.

Doe tien push-ups of houd jezelf in plankhouding. Pak je gitaar op. Maak je boodschappenlijstje. Je uithoudingsvermogen (en je team) zullen je dankbaar zijn.

3. Wees meedogenloos zelfbewust.

Terwijl sommige mensen (waaronder ikzelf) absoluut dol zijn op thuiswerken, houden anderen van het idee om thuis te werken… om erachter te komen dat de realiteit niet bij hen past. En dat is oké. “Het is moeilijk om te beginnen en het is moeilijk om dingen opzij te zetten als ik klaar ben voor vandaag”, zegt Jim, een ontwikkelaar van het Bitbucket-team. “Ik voel me ook geïsoleerd van de rest van het team.” Dat is een algemeen gevoel, dus wees niet bang om het te bezitten.

Als terugkeren naar een kantoor geen optie is, zal zelfbewustzijn je helpen je WFH-groove te vinden. Ontwikkel enkele strategieën om verbonden te blijven met uw team en begrijp wat u zal helpen focussen versus wat u zal afleiden. Voer een open, voortdurende dialoog met uw team en neem regelmatig contact op met uzelf. Omgekeerd, als je graag thuiswerkt, neem dan de tijd om na te denken over waarom en haal het meeste uit die aspecten.

4. Vul je keuken met voedsel waar je trots op kunt zijn.

Voor degenen onder ons die verwend zijn door chique extraatjes zoals door het bedrijf verstrekte maaltijden, is het een hele aanpassing om je eigen koffie en ontbijt en lunch en snacks te verstrekken. Een paar dagen na zijn werkweek op afstand klaagde klantondersteuningsanalist Orpheus (die net zo cool is als zijn naam doet vermoeden) over zijn gebrek aan grab n' go gnoshables: “Mensen die vanuit huis werken, hebben een budget voor snacks nodig.”

Ongeacht wie betaalt, de logistiek is voor uw rekening. Als je lunchspel iets gecompliceerder is dan het opwarmen van de restjes van gisteravond, moet je voorbereidings- en opruimtijd inbouwen in je dagelijkse routine. Haal voor maximale efficiëntie elke maandagochtend een volledige week aan voorraden op (tenzij een dagelijkse wandeling naar de winkel uw voorkeurspauze is). Kies hersenstimulerende superfoods zoals amandelen, broccoli, bessen, bonen, eieren en zalm. Vergeet niet dat thuiswerken meer zittend werk is dan kantoorwerk, dus sla de Oreos over.

5. Kleed je alsof je (bijna) naar kantoor gaat.

Full-blown zakelijke kleding is waarschijnlijk niet nodig, maar maak jezelf wel toonbaar. Je zult bijvoorbeeld veel videogesprekken voeren (daarover later meer). Wat nog belangrijker is, aankleden is een ander belangrijk onderdeel van de mentale omschakeling naar de werkmodus. Maar stop daar niet. Breng een ochtendroutine tot stand die zo dicht mogelijk bij uw routine ligt wanneer u naar kantoor gaat. Hier is de mijne:

• 6:00 – Wakker worden, tanden poetsen, sporten.
• 7:00 – Kinderen opstaan, koffie zetten, douchen, aankleden (inclusief haar en make-up), de vaatwasser uitladen, mijn dochter helpen haar haar te doen, vloeken op de verdwaalde lego's waar ik onvermijdelijk op stap.
• 8:00 – Breng mijn zoon naar de kleuterschool.
• 8:30 – Start werk.

Rituelen stellen ons in staat om overgangen te maken met minimale mentale en emotionele turbulentie. De jouwe kan heel alledaags zijn zoals de mijne, of je kunt het door elkaar halen door een uur te werken voordat je gaat douchen en je aankleedt. Het belangrijkste is om een ​​routine te vinden die voor jou werkt en er consistent doorheen te gaan. “De routine van fysiek klaarmaken voor werk is een van de belangrijkste dingen die ik heb gedaan om mijn week thuiswerken productief te maken”, zegt Cameron, die een technische groep van meer dan 250 mensen leidt.

6. Overwin je hang-ups rond videoconferenties.

Velen van ons hebben littekens van het worstelen met videogesprekken in de afgelopen jaren – de strijd was echt. Dat zou kunnen verklaren waarom mensen die nieuw zijn in het thuiswerken, en hun teamgenoten op kantoor, vaak schichtig zijn over videochat. Het goede nieuws is dat u nu binnen enkele seconden een videogesprek kunt beginnen met Skype, Google Hangouts, Zoom, BlueJeans of vergelijkbare services.

“Gemakkelijk zijn met snelle videochats bespaart veel tijd in vergelijking met het uitwisselen van e-mails of instant messages”, zegt dev tools-marketeer Alyss. Die face-to-face interactie doet ook wonderen in termen van het opbouwen van relaties met collega's. Wees echter bereid om uw collega's een beetje te coachen terwijl ze leren om het geïmproviseerde videogesprek te omarmen. Hun instinct zal zijn om een ​​lege vergaderruimte te zoeken, wat gewoon tijdverspilling is.

Als je persoonlijk naar hun bureau zou lopen, zou je het gesprek daar hebben en binnen een minuut klaar zijn. Niemand zou twee keer nadenken over het afleiden van mensen aan bureaus in de buurt, want omgevingsgeluid hoort gewoon bij het werken op kantoor. Videogesprekken moeten op dezelfde manier worden behandeld. Toen mijn teamgenoten eenmaal aan dat idee gewend waren geraakt, werd het werken als een gedistribueerd team een ​​stuk eenvoudiger.

En hoewel we allemaal een aura van perfecte professionaliteit willen uitstralen, moedig ik je aan om er niet te veel nadruk op te leggen. Er komt een moment dat de deurbel gaat of je kat over je laptop loopt, recht voor je camera. Mijn kinderen komen soms in beeld tijdens avondgesprekken met mensen aan de andere kant van de Stille Oceaan en ik sta het toe omdat ze lijken te genieten van de extra blik in mijn wereld. (Uw aantal kilometers kan natuurlijk variëren, maar we kunnen allemaal “de BBC-man” bedanken voor het feit dat hij namens ons serieuze stappen heeft gezet.)

En nu een paar verrassende dingen over fulltime thuiswerken …

Hoewel ik het gevoel had dat ik mijn huiswerk had gedaan voordat ik op afstand ging, viel er nog veel te leren. Als je overweegt om volledig op afstand te gaan werken, houd dan rekening met deze weetjes.

De kans is groot dat je baas je liever aanhoudt als externe medewerker dan dat hij je vervangt.

Het werven, interviewen en onboarden van nieuwe medewerkers is een hoop overhead. Veel managers vinden het over het algemeen veel minder storend als een gevestigde teamgenoot op afstand gaat, vooral als je het de laatste tijd verplettert.

Het ondersteunen van externe medewerkers is niet triviaal vanuit een HR- en belastingperspectief.

In de VS moet een bedrijf een fiscale eenheid hebben opgericht in elke staat waar het een voltijdse werknemer heeft. Om deze reden beperken veel bedrijven fulltime werken op afstand tot staten waar ze al kantoren hebben. De uitkeringsadministratie wordt ingewikkeld doordat veel verzekeraars regionaal opereren in plaats van landelijk. En het is gewoon een goed zakelijk inzicht om de salarissen van externe werknemers aan te passen aan de plaats waar ze wonen.

Dit alles uitzoeken kost tijd weg van het werk dat HR zou kunnen doen waar meer mensen baat bij zouden kunnen hebben. Dus als je weerstand ondervindt van je werkgever om op afstand te gaan, ga er dan niet van uit dat ze slecht proberen te zijn. Ze proberen gewoon praktisch te zijn.

Er zijn verborgen kosten verbonden aan werken op afstand.

Je hebt de snelste, sterkste internetverbinding nodig die je kunt kopen. U betaalt (en neemt de tijd om te kopen) al uw koffie, snacks en maaltijden. Je energierekening gaat omhoog omdat je overdag de verwarming en/of airconditioning niet meer naar beneden draait en je meer lampen aan laat staan. Voor de meeste mensen zullen deze nieuwe kosten echter worden gecompenseerd door het feit dat je de auto niet zo vaak hoeft te tanken of buskaartjes hoeft te betalen.

Het delen van een werkruimte met een huisgenoot of partner voelt als minder geïsoleerd, maar heeft zijn eigen uitdagingen.

Mijn man werkt ook op afstand, en toen we verhuisden, hebben we ervoor gezorgd dat we een huis kochten met een kantoor dat we kunnen delen. Het was een geweldige manier om de overgang naar werken op afstand te starten. Al snel werkte hij echter bijna uitsluitend vanuit zijn luie stoel.

We konden het nooit eens worden over de temperatuur in de kamer, en we hebben allebei de neiging om vocale deelnemers aan vergaderingen te zijn. Dus nu werken we in aparte kamers en sturen we chatberichten naar elkaar, ook al zijn we 15 meter van elkaar verwijderd. Wat een beetje zielig is, maar het is zo.

Extroverten doen het eigenlijk best goed als thuiswerkers.

De sleutel om op de hoogte te blijven en je verbonden te voelen als je het enige externe lid van je team bent, is het initiëren van communicatie. ABC, schat – communiceer altijd. Wij extraverte mensen hebben de neiging om dit sowieso instinctief te doen. Interpersoonlijke interactie is onze standaardinstelling. We krijgen dus een “twee vliegen in één klap” synergiebonus.

Iedereen via video de vergadering laten bijwonen is best geweldig.

Wanneer slechts één persoon op afstand deelneemt, is het gemakkelijk om deze (onbedoeld) buiten de discussie te houden en moeilijker voor hen om bij te dragen. Maar als iedereen inbelt, ook al is het vanaf hun bureau op kantoor, zitten we allemaal in hetzelfde schuitje en gedragen we ons op ons best. We steken onze hand op om te spreken. We wachten tot de andere persoon klaar is met praten voordat we instemmen. We laten minder snel één persoon het gesprek domineren.

Vergaderen op afstand + Halloween = goede tijden.

Trouwens: weet je wie het leuk vindt om tijdens vergaderingen de enige reuzenkop op tv te zijn? Niemand.

Dit thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd.

Hoewel ik je graag zou willen vertellen dat de WFH-week alom geliefd was, was dat niet zo. Max van marketing zei dat het “slechts de beste week ooit” was, terwijl Mary, een producteigenaar, het hogere niveau van sociale interactie miste en het gevoel had dat de week iets was waar ze “gewoon doorheen moest”. Voor anderen was het een grote empathie-bouwer. “Houd rekening met onze externe collega's en hoe gemakkelijk het voor hen is om zich buitengesloten te voelen (of buitengesloten te worden”, zegt Adam van technisch accountbeheer.

Je ervaring met thuiswerken zal veel wendingen met zich meebrengen , faalt en wint. Wees geduldig terwijl jij en je team zich aanpassen, het onverwachte verwachten en er gewoon mee doorgaan. Je kunt tenminste gerust zijn, wetende dat je niet de eerste thuiswerker zult zijn wiens peuter een ongeplande cameo maakt op internationale televisie.

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op Atlassian.com en opnieuw gepubliceerd met toestemming.

>