Een paar jaar geleden ontmoette ik een bekende CEO op een netwerkevenement. Nadat we wat hadden gepraat, gaf hij me zijn visitekaartje en zei dat hij hem moest e-mailen als ik ooit een baan nodig had.
Ik volgde de volgende dag. Mijn e-mail was perfect, behalve dat ik hem per ongeluk de verkeerde naam noemde. Het is niet verwonderlijk dat hij nooit contact met me heeft opgenomen.
E-mailblunders zijn gemakkelijk te maken, maar moeilijk — soms onmogelijk — om van te herstellen. Als je jezelf niet zo hard wilt face-palmen als ik, gebruik dan de onderstaande strategieën om veelvoorkomende e-mailfouten te voorkomen.
Contents
1) Bouw een vangnet in
Hoe vaak heb je een e-mail verzonden om erachter te komen dat je iets cruciaals bent vergeten, zoals de onderwerpregel of de bijlage? Vermijd te snel verzenden door uw berichten in deze volgorde op te stellen:
- Schrijf de onderwerpregel
- Upload de bijlage (indien van toepassing)
- Schrijf de hoofdtekst van de e-mail
- Controleer op fouten
- Vul het veld “Aan” in
Het is onmogelijk om een e-mail te sturen zonder een ontvanger — dus als je iets vergeet, kun je het in stap vier herstellen.
2) Gebruik een tool voor spellingcontrole
Onderzoek toont aan dat het verzenden van e-mails met spel- en grammaticafouten ervoor zorgt dat u minder gewetensvol, intelligent en betrouwbaar overkomt. Het zorgt er ook voor dat vreemden veel minder geïnteresseerd zijn om met je samen te werken.
Dus hoewel het door elkaar halen van “jouw” en “jij”” misschien niet zo erg lijkt, is het zeker leidt af van de kern van uw e-mail.
Dat is waar gratis tools voor spellingcontrole van pas komen. Mijn favoriet is Grammarly, dat automatisch alles wat je schrijft scant op 250 verschillende soorten grammaticale, spellings- en interpunctiefouten. Als je veel e-mails verstuurt vanaf je telefoon, gebruik dan Ginger — het is beschikbaar voor iOS en Android, naast Chrome, Safari, Firefox, Mac en Windows.
3) Maak een persoonlijk “Reply All”-regel
Denk eens terug aan de laatste keer dat u een “Reply All”-bericht kreeg dat eigenlijk naar iedereen in de keten moest gaan. Het is waarschijnlijk al een tijdje geleden.
Als je je contacten niet wilt irriteren, bedenk dan een limiet voor het aantal mensen waarnaar je een “Allen beantwoorden”-bericht wilt sturen.
Mijn persoonlijke limiet is vijf. Als er meer dan vijf mensen in een e-mailketen zitten, stuur ik geen massa-antwoord — ik ga door en selecteer handmatig de ontvangers.
Voel je vrij om deze regel aan te passen, afhankelijk van de grootte van de groep waarmee u communiceert, of het nu uw team is of dat van de prospect. Hoe groter uw kantoor, hoe hoger uw limiet zou moeten zijn.
4) Controleer de aanhef
Wanneer u heel veel e-mails verzendt, is het vrij eenvoudig om de naam van uw ontvanger te verknoeien. Maar deze kleine vergissing heeft ernstige gevolgen: u zult het moeilijk vinden om de prospect te overtuigen dat u om haar bedrijf en unieke uitdagingen geeft als u haar naam niet eens goed kunt krijgen.
Daarom is het belangrijk om de aanhef dubbel of zelfs driedubbel te controleren voordat u een e-mail verstuurt.
Zorg er eerst voor dat het aan de juiste persoon is gericht. Zorg er vervolgens voor dat hun naam overeenkomt met de spelling en het formaat van hun LinkedIn-, Twitter- en/of Facebook-naam — als ze Michael noemen, wil je ze niet Mike noemen, en vice versa.
(Als u bedrijfsgids.biz Sales gebruikt, krijgt u deze informatie rechtstreeks in uw inbox terwijl u een nieuw bericht opstelt.)
5) Wees voorzichtig bij het verzenden van screenshots
Screenshots zijn handig om snel aan iemand anders te laten zien wat er op uw scherm staat, of u nu een specifieke functie van uw product aan een prospect demonstreert, uw ondersteuningsteam op een technisch probleem wijst of uw manager een blije tweet van een klant stuurt.
Maar pas bij het maken van screenshots op voor vertrouwelijke of gênante details. Wilt u dat uw potentiële klant ziet dat u twee tabbladen open heeft staan op de site van uw concurrent, of dat uw baas weet dat u door ESPN bladert terwijl u belt? Waarschijnlijk niet.
Houd jezelf uit de problemen door een screenshot-app met editorfuncties te gebruiken. Skitch van Evernote is een goede optie, omdat je hiermee specifieke delen van je afbeelding kunt pixeleren. U kunt ook Greenshot proberen, een gratis Windows-app die wordt geleverd met een gumtool.
6) Kopiëren en plakken in plaats van doorsturen
Op een bepaald moment hebben we allemaal geopend een doorgestuurde e-mail met informatie die we niet mochten zien. Die informatie zit meestal diep in de keten begraven – en de persoon die op “Doorsturen” drukte, had meestal geen idee dat het daar was.
Die persoon wil je niet zijn. In plaats van een ketting door te sturen, kopieert en plakt u eenvoudig het relevante bericht in een nieuwe e-mail. U voorkomt niet alleen een potentieel probleem, maar u maakt het leven van uw ontvanger ook gemakkelijker door hem minder te lezen te geven.
Zoals ik maar al te goed weet, kunnen e-mailfouten grote schade aanrichten aan uw professionele relaties. Deze zes strategieën hebben me de afgelopen twee jaar geholpen om inbox-verlegenheid te voorkomen. Ik hoop dat ze hetzelfde voor jou doen (maar voor het geval er iets tussen de mazen van het net glipt, kun je als volgt snel e-mail terughalen in zowel Gmail als Outlook).