Excel: de software dat letterlijk iedereen volledig weet hoe te gebruiken … volgens hun cv.
Excel is in de eerste plaats bedrijfssoftware. Maar het is moeilijk vast te stellen wat dat eigenlijk betekent. Hoe wordt Excel in het bedrijfsleven gebruikt? Is er een definitieve, specifieke lijst met taken en processen waarvoor het wordt gebruikt?
De verscheidenheid aan potentiële toepassingen van de software is zo groot dat er misschien maar een handvol bedrijven zijn die het op precies dezelfde manier gebruiken. Toch zijn er enkele populaire toepassingen van Excel die kunnen voldoen aan de behoeften van de meeste bedrijven die het platform nodig hebben.
In dit artikel bespreek ik enkele van die toepassingen en geef ik een algemeen overzicht van hoe u een bedrijfsmodel in Excel kunt maken.
Contents
Waar wordt Excel voor gebruikt in het bedrijfsleven ?
Excel is een van de meest prominente, veelzijdige zakelijke applicaties die beschikbaar zijn. Het is een hoofdbestanddeel van de bedrijfsvoering van de meeste bedrijven, dus het is moeilijk vast te stellen welke definitief universele manieren organisaties het gebruiken. De software kan helpen bij het invoeren en opslaan van gegevens, boekhouding, gegevensanalyse en prognoses, het samenstellen van checklists en verschillende andere administratieve en zakelijke verantwoordelijkheden en taken.
Excel gebruiken voor bedrijven
1. Boekhouding
Vrijwel elke accountant gebruikt Excel in een bepaalde hoedanigheid. In veel opzichten kan boekhouding worden beschouwd als de belangrijkste functie van de hele applicatie. Excel ondersteunt processen zoals het maken van balansen, het opstellen van financiële overzichten en het opstellen van budgetten. Het kan ook worden gebruikt voor het bijhouden van uitgaven, prognoses en het berekenen van leningen.
2. Voorraad bijhouden
Voorraadregistratie staat centraal in het succes van elk bedrijf dat een fysiek product verkoopt. Hoewel er systemen en toepassingen zijn die specifiek zijn ontworpen voor en beter zijn uitgerust voor voorraadbeheer, is Excel nog steeds een betrouwbare, betaalbare optie om het proces te vergemakkelijken.
Voorraadbeheer in Excel vereist veel handmatig toezicht en is op zijn beurt vatbaarder voor menselijke fouten dan de duurdere alternatieven. Het gebruik van Excel voor voorraadbeheer is dus meestal een betere optie voor startups of kleinere bedrijven die nog aan het opstarten zijn.
3. Mailing- en contactlijsten samenstellen
Het bereik van de Excel-toepassingen reikt veel verder dan alleen het rekenwerk; het is ook een geweldige manier om de contactgegevens van prospects en klanten op te slaan en bij te houden. Het kan enorme hoeveelheden van dat soort gegevens beheren en sorteren voor verschillende soorten projecten, promoties of outreach-inspanningen.
Als u geïnteresseerd bent in het uitvoeren van een gepersonaliseerde massa-e-mailcampagne, kunt u een Excel-functie genaamd Afdruk samenvoegen gebruiken om massa-e-mails aan te passen aan specifieke contacten die u in een spreadsheet hebt vermeld.
4. Visualisaties
Met datavisualisaties kunt u de resultaten van elke data-analyse die u heeft uitgevoerd beknopt, toegankelijk en overtuigend overbrengen. Potentiële investeerders, het management of collega's zullen uw gegevens gemakkelijker begrijpen door naar een puntdiagram of staafdiagram te kijken dan wanneer ze door een groot aantal getallen zouden bladeren.
Excel biedt verschillende visualisatie-opties om grensoverschrijdende onbegrijpelijke pagina's met onbewerkte gegevens visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te begrijpen te maken.
5. HR-beheer
Excel is een ongelooflijk nuttige hulp voor HR-managers. HR is een breed vakgebied dat een breed, eclectisch scala aan verantwoordelijkheden omvat. De mensen achter een human res-afdeling hebben veel om op te letten. Hun dagelijkse bezigheden kunnen van alles omvatten, van het werven van talent tot het geven van trainingen tot het coördineren van programma's voor bedrijfsvoordelen.
Met zoveel om bij te houden, is het van essentieel belang dat HR-managers georganiseerd blijven. Excel kan veel doen om dat proces te helpen. Het kan een betrouwbaar middel zijn voor HR-professionals om werkschema's van werknemers te regelen, vakantiedagen bij te houden en meer.
6. Checklists en takenlijsten
Dit zijn misschien wel de eenvoudigste, meest duidelijke toepassingen van Excel, maar dat betekent niet dat ze niet nuttig of het vermelden waard zijn. Excel kan worden gebruikt om de voortgang van verschillende projecten bij te houden, specifieke deals op te sommen en te detailleren, en individuele taken bij te houden die dagelijks moeten worden uitgevoerd.
7. Tijdlogboeken
Het bijhouden van de uren van werknemers staat centraal bij het houden van verantwoordelijkheid bij een bedrijf – zowel voor het management als voor de werknemers. Excel kan een goedkope, betrouwbare manier zijn om ervoor te zorgen dat het proces consistent en correct wordt uitgevoerd. Het is een uitstekende manier om urenstaten bij te houden. Microsoft biedt zelfs downloadbare sjablonen die speciaal voor dat doel zijn bedoeld.
Hoe kan een CRM helpen?
Een CRM kan waardevolle gegevens in spreadsheetvorm produceren. Verschillende CRM's kunnen worden geïntegreerd met Excel, waardoor verkopers processen kunnen afhandelen zoals het bijhouden van contacten, het maken van agendataken en het plannen van bedrijfsevenementen met spreadsheets.
De automatiseringsmogelijkheden die veel CRM's bieden, nemen ook de druk weg van verkoopprofessionals door traditioneel handmatige Excel-taken te vervangen. Het CRM van bedrijfsgids.biz kan bijvoorbeeld automatisch alle informatie van statische contactlijsten naar Excel-spreadsheets overbrengen en vice versa. Hetzelfde geldt voor informatie over nieuwe, huidige of eerdere deals.
Een bedrijfsmodel maken in Excel
Excel is een geweldige manier om een ruw model van uw bedrijf op te bouwen. Het is een solide manier om u te helpen bij het volgen en begrijpen van de kernachtige, technische aspecten van uw bedrijf, inclusief de juridische structuur van uw bedrijf, de sterke en zwakke punten van de concurrentie en het inkomstenplan.
Het creëren van een bedrijfsmodel brengt veel met zich mee uitpakken en begrijpen. Gelukkig biedt Microsoft enkele handige sjablonen om dat proces een beetje eenvoudiger te maken.
U kunt sjablonen vinden om uw bedrijfsstructuur vorm te geven.
Gedetailleerde omzetplannen maken.
Inzicht in de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van uw bedrijf.
En meer.
Excel is aanwezig in vrijwel elke branche – en met een goede reden. Het is een van de meest universeel toepasbare, dynamische zakelijke applicaties die beschikbaar zijn. Ongeacht wat uw bedrijf doet, hoeveel mensen het in dienst heeft en hoe ver het ook is in de ontwikkeling, het heeft waarschijnlijk nog steeds iets te winnen bij een handig gebruik van de applicatie.