Meerdere inboxen en accounts beheren in Gmail

Mijn e-mailinbox handelt als mijn takenlijst. Sommige van mijn e-mails zijn threads rond een lopend project, sommige gaan over een relatie waarmee ik samenwerk met een nieuwe schrijver, en elke e-mail vereist een bepaalde reactie en prioriteitstelling in mijn tijd.

Daar kunnen de “Meerdere inboxen” van Gmail helpen.

Kan ik meerdere Gmail-accounts hebben?

Het korte antwoord is: “Ja, je kunt meerdere Gmail-accounts hebben.” Veel professionals hebben zowel een persoonlijk Gmail-account als een werk-Gmail-account gekoppeld aan hun CRM. Als u een verkoper bent, kunt u bepaalde accountgroottes of leadfasen organiseren in verschillende Gmail-inboxen of -accounts.

Veel mensen hebben ook een apart Gmail-account voor spammail. Op die manier ontvangt u geen marketing-e-mails in uw professionele inbox als u een e-mailadres moet invoeren om toegang te krijgen tot afgeschermde inhoud of om een ​​speciale aanbieding te ontvangen.

Gmail meerdere inboxen

Meerdere inboxen zijn mini-inboxen die Google aanbiedt in uw primaire inbox. Organiseer uw inbox in secties op basis van het e-mailtype, onderwerp of persoonlijke voorkeur. Het is vermeldenswaard dat u meerdere inboxen niet kunt implementeren als u Gmail-tabbladen Promoties, Sociaal, Updates of Forums gebruikt.

Laten we eerst enkele termen definiëren:

• Primaire inbox: dit is de belangrijkste Gmail-inbox die de meeste gebruikers momenteel hebben. Het slaat al uw e-mail op zodra deze binnenkomt en verlaat dit gedeelte alleen wanneer u een e-mail archiveert of naar een andere map verplaatst.
• Meerdere inboxen: Dit zijn de nieuwe mini-inboxen die we maken naast je primaire inbox om je inbox te ordenen in meerdere secties op basis van het e-mailtype. Ze kunnen alleen worden geïmplementeerd voor accounts die geen gebruik maken van Gmail's Promoties/etc-tabbladen.

Geïnteresseerd in meerdere inboxen? Hieronder staan ​​de zeven stappen die ik heb genomen om de mijne te organiseren en te implementeren.

Daardoor bespaar ik uren tijd in mijn dagelijkse e-mailroutine — en jij ook.

1 . Navigeer naar uw Gmail-instellingen.

Klik eenvoudigweg op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw primaire Gmail-inbox. Selecteer “Instellingen” onder de vervolgkeuzelijst die verschijnt.

2. Klik in de bovenste navigatie die verschijnt op 'Geavanceerd'.

3. Scrol omlaag naar 'Meerdere inboxen' en selecteer 'Inschakelen'.

Zorg ervoor dat u op 'Wijzigingen opslaan' klikt, waarna Gmail u automatisch terugleidt naar uw inbox. Maar we zijn nog niet klaar …

4. Maak labels voor elk e-mailtype dat u in een bucket wilt plaatsen.

Scrol in het linkerdeelvenster van uw inbox naar beneden en klik op 'Meer', 'Nieuw label maken'. U kunt de verschillende groepen maken waarin u uw verschillende e-mailtypen wilt onderbrengen. Voer uw labelnaam in en klik op “Maken”.

Ik vind het leuk om mijn inboxen te ordenen op basis van de prioriteit van de e-mail. Sommige van mijn e-mails hebben een antwoord nodig, ook al kan ik ze niet meteen beantwoorden. Anderen zijn takenlijstitems die ik gewoon niet kan vergeten. De resterende e-mails worden uiteindelijk items die ik kan opslaan in een backlog om naar terug te keren.

– Pro-tip –

Om extra georganiseerd te zijn in mijn inbox, geef ik elk label een kleurcode. Als ik op het kleine pijltje naar beneden naast het label in het linkerdeelvenster klik, selecteer ik gewoon 'Labelkleur', zodat ik mijn meerdere inboxen visueel kan weergeven.

5. Nadat uw labels zijn gemaakt, navigeert u terug naar 'Instellingen'.

Navigeer naar en klik op het tandwielpictogram, 'Instellingen' en klik vervolgens op 'Meerdere inboxen' in de navigatie bovenaan.

6. Stel nu de labels in die u in uw inboxen wilt weergeven.

Onder “Huidige zoekopdrachten voor de meerdere inboxen” voer ik de aanvullende inboxen in die ik in mijn inbox wil hebben. Deze komen overeen met de labels die ik in stap vier heb genoemd. Om deze inboxen correct weer te geven, moet u de notatie “is:labelnaam” gebruiken. Uw zoekopdrachten moeten kleine letters zijn en streepjes gebruiken in plaats van spaties.

U kunt ook het maximale aantal e-mails selecteren dat tegelijk in elke inbox kan verschijnen onder “Maximale paginagrootte”. Ik kies er ook voor om mijn nieuwe meerdere inboxen rechts van mijn hoofdinbox te laten verschijnen (zoals weergegeven in de afbeelding in stap zeven).

– Pro Fooi –

Om me te helpen bij het afhandelen van mijn “To Do”-e-mails, plan ik vaak e-mailherinneringen in met bedrijfsgids.biz Sales Hub. Op die manier kan ik mezelf er via e-mail aan herinneren wanneer ik een taak moet voltooien door te plannen dat de e-mail op tijd in mijn inbox aankomt.

7. Klik op “Wijzigingen opslaan” om terug te gaan naar uw georganiseerde inbox.

Voila! Uw nieuwe inbox zou er nu ongeveer zo uit moeten zien als hieronder.

Als de meerdere inboxvensters niet verschijnen, navigeer dan naar het tandwielpictogram, “Instellingen”, “Inbox”, en zorg “Primair” is de enige geselecteerde optie in het gedeelte “Categorieën”.

Laten we vervolgens eens kijken naar de stappen om één inbox voor meerdere Gmail-accounts te gebruiken.

Meerdere Gmail-accounts Eén Postvak IN

1. Navigeer naar uw “Accounts”-instellingen.
2. Voeg het secundaire Gmail-account toe aan het primaire Gmail-account.
3. Klik op de knop “Verificatie verzenden”.
4. Navigeer naar de instellingen voor “Doorsturen en POP/IMAP” van het secundaire account.
5. Voeg het e-mailadres van het primaire account toe aan de instellingen voor “Doorsturen”.
6. Voeg het e-mailadres van het primaire account toe aan de instellingen voor “Doorsturen”.
7. Bevestig het doorstuur-e-mailadres.
8. Selecteer een doorstuuroptie.

Als je meerdere Gmail-accounts hebt, kun je een primaire inbox kiezen om vanuit te verzenden en je secundaire accounts samenvoegen met de primaire. Hieronder bekijken we de stappen om dit in te stellen.

1. Navigeer naar uw “Accounts”-instellingen.

Als er één Gmail-account is dat u vaker controleert dan andere, gebruikt u dit als uw primaire inbox. Navigeer naar het tandwielpictogram, klik op “Instellingen” en klik vervolgens op “Accounts” in de navigatie bovenaan.

2. Voeg het secundaire Gmail-account toe aan het primaire Gmail-account.

Klik in het gedeelte “E-mail verzenden als:” op de link “Nog een e-mailadres toevoegen”.

Typ vervolgens uw volledige naam en het secundaire e-mailadres dat u wilt toevoegen. U kunt ervoor kiezen om het vakje links van “Behandelen als een alias” is aangevinkt aan of uit te vinken (bekijk dit Google-artikel voor meer informatie).

Als u het vakje aanvinkt, betekent dit dat e-mails die naar het secundaire e-mailadres worden verzonden, verschijnen in de inbox van het primaire Gmail-account. in dit voorbeeld proberen te bereiken. Nadat u het vakje heeft aangevinkt, klikt u op “Volgende stap >>” knop.

3. Klik op de knop “Verificatie verzenden”.

Klik op de knop “Verificatie verzenden” om een ​​bevestigingsmail naar de inbox van uw secundaire Gmail-account te sturen.

4. Voer de verificatiecode in.

Zodra u de bevestigingsmail heeft ontvangen, kopieert u de verificatiecode, plakt u deze in het veld met de tekst “Voer de bevestigingscode in en verifieer deze”, en klik op de knop “Verifiëren”.

5. Navigeer naar de instellingen “Doorsturen en POP/IMAP” van het secundaire account.

De volgende stap is het doorsturen van de e-mails van het secundaire account naar het primaire account. Navigeer naar de “Instellingen” van het secundaire account en klik op het tabblad “Doorsturen en POP/IMAP” in de navigatie bovenaan.

6. Voeg het e-mailadres van het primaire account toe aan de instellingen voor “Doorsturen”.

Klik in het gedeelte “Doorsturen” op de knop “Een doorstuuradres toevoegen”. Hier voert u het e-mailadres voor het primaire account in. Klik op de knop “Volgende” en vervolgens op de knop “Bevestigen”. Er verschijnt een pop-upvenster, u klikt op de knop “Doorgaan” en er wordt een bevestigingsmail verzonden naar uw primaire Gmail-account.

7. Bevestig het e-mailadres voor doorsturen.

Kopieer de bevestigingscode uit de e-mail en plak deze in het bevestigingscodeveld in de instellingen voor 'Doorsturen' in uw secundaire Gmail-account. Klik op de knop “Verifiëren”.

8. Selecteer een doorstuuroptie.

Klik ten slotte op het selectievakje “Een kopie van inkomende e-mail doorsturen naar … ” en selecteer een doorstuuroptie in de vervolgkeuzelijst.

Zodra een optie is geselecteerd, worden e-mails van uw secundaire Gmail-account doorgestuurd naar uw primaire Gmail-account. Als u al uw e-mails op één plek heeft, bespaart u tijd en wordt het gemakkelijker om meerdere inboxen te beheren.

Als u nog productiever wilt zijn, kunt u deze Chrome-sneltoetsen hierna bekijken.