Onderweg: 7 tips om zakenreizen te overleven

Stel je dit voor — je vlucht had twee uur vertraging, je huurauto is op mysterieuze wijze niet waar het bedrijf zei dat hij zou zijn, en wanneer je eindelijk terugkomt naar in het hotel ontdek je dat je shampoofles overal in het pak is gelekt dat je zou gaan dragen tijdens de vergaderingen van morgen.

Zakenreizen verlopen niet altijd van een leien dakje. Maar ze gaan nergens heen — zakenreizen is een enorme, snelgroeiende industrie. In 2014 maakten Amerikanen 482 miljoen reizen voor zakelijke doeleinden en gaven ze $ 292 miljard uit aan reizen, vergaderingen, evenementen en andere programma's.

Ja, dat is een miljard. Met een B.

Het is duidelijk dat we veel onderweg zijn. En als je dat nog niet hebt gedaan, is de kans groot dat je op een bepaald moment in je carrière in een bus, vliegtuig of trein terechtkomt in een professionele hoedanigheid. We hebben alles voor je — van accommodatie tot vervoer in een nieuw gebied, lees verder om de zeven essentiële tips te ontdekken om onderweg te overleven.

1) Pak de juiste dingen in — en laat de overbodige spullen in huis.

Op reis is het altijd het beste om zo licht mogelijk in te pakken. Neem een ​​of twee paar veelzijdige schoenen en kledingstukken mee die goed kunnen worden gecombineerd. Een felgekleurde broek is misschien een geweldig statement-item, maar als je vijf dagen op die conferentie bent, zal hij niet zo handig zijn als een zwarte pantalon die je opnieuw kunt dragen.

In dezelfde geest, tenzij je een specifiek type zeep of shampoo nodig hebt, is het een veilige gok om de meeste toiletartikelen achter te laten. Ze voegen niet alleen massa en gewicht toe aan uw bagage, maar het is vaak overbodig om voorzieningen mee te nemen, aangezien hotels die zelf bieden. Vraag van tevoren bij uw hotel na welke items worden meegeleverd en beschikbaar zijn op aanvraag, en beslis dan wat u mee wilt nemen.

Als u ervoor kiest om uw eigen uitrusting mee te nemen, vergeet dan niet om de TSA's richtlijnen voor vloeibare items.

2) Overweeg in plaats van een koffer een handbagage.

Het trotseren van een bagageclaim kan een nachtmerrie zijn, vooral als je uitgeput bent en klaar bent om naar je hotelkamer te gaan. Daarnaast rekenen veel luchtvaartmaatschappijen extra voor het inchecken van een tas. Vooral als je een korte reis maakt, is het het gewoon niet waard.

Houd het dus minimaal door te verkleinen naar een compactere tas. De meeste grote retailers vervoeren bagage die speciaal is ontworpen om te voldoen aan de beperkingen voor handbagage van luchtvaartmaatschappijen. Houd er rekening mee dat verschillende luchtvaartmaatschappijen enigszins verschillende normen hebben voor de afmetingen van bagage, dus zorg ervoor dat u eventuele beperkingen bevestigt voordat u vliegt.

3) Laat u vooraf goedkeuren en sla rijen over.

Je hebt het druk — je hebt geen tijd om in rijen te wachten. Gelukkig voelt de TSA je pijn. Met het Global Entry-programma en het Pre-Check-programma kunnen goedgekeurde reizigers de douane- en veiligheidscontrole overslaan. Vijfenveertig minuten wachten in de rij, weg ermee!

4) Wees kristalhelder over de onkostenrichtlijnen van uw bedrijf.

Voordat u op zakenreis gaat, moet u ervoor zorgen dat u een duidelijk idee heeft van de kosten die uw bedrijf zal dekken, zodat u volledig kunt worden vergoed.

En reken er niet op dat u al uw bonnetjes in een map of grote envelop bewaart. Door uw aankopen digitaal bij te houden, wordt het leven van u en uw bedrijfsboekhouder oneindig veel gemakkelijker. Er is een groot aantal mobiele apps waarmee u snel al uw dossiers kunt scannen en digitale kopieën kunt opslaan. Lifehacker heeft een handige lijst met enkele van de beste mobiele scan-apps — bekijk ze voordat u vertrekt.

5) Ga digitaal.

Het tijdperk van gedrukte MapQuest-routebeschrijvingen, Zagat gidsen en fysieke Rolodexes is voorbij. Gedrukte materialen zijn niet alleen onhoudbaar, ze nemen ook waardevolle ruimte in beslag en zijn over het algemeen vervelend om mee te sjouwen.

Dit is met name het geval bij conferenties of reizen met meerdere tussenstops, waar de enorme hoeveelheid visitekaartjes, instapkaarten en aantekeningen die u verzamelt, smeekt om digitaal te worden georganiseerd. Het maakt niet uit of u een restaurant aan het verkennen bent voor een zakendiner of om snel aantekeningen te maken — het downloaden van organisatorische apps op uw telefoon maakt uw zakenreizen gemakkelijker, elke keer weer.

6) Loyaliteit betaalt — letterlijk.

Als u dezelfde luchtvaartmaatschappijen, hotelketens en autoverhuurbedrijven bezoekt, profiteert u op de lange termijn van uw voordeel. U verzamelt punten en mijlen, ongeacht waar u uw geld wilt uitgeven, dus waarom zou u ze niet op een of twee rekeningen verzamelen en verzilveren? Beloningen waar u naar uit kunt kijken door al uw zaken aan één enkele aanbieder te schenken, zijn onder meer gratis vliegtuigupgrades en een speciale conciërgelounge.

Voordelen stoppen echter niet bij het boeken van luchtvaartmaatschappijen en hotels. Veel luchtvaartmaatschappijen en hotelketens bieden hun eigen creditcards aan die u kunt gebruiken om beloningen op te bouwen bovenop reeds bestaande loyaliteitsprogramma's. Maar pas op — veel van deze kaarten hebben jaarlijkse kosten, dus tenzij u een frequente vlieger bent, zijn ze misschien niet logisch voor u.

7) Maak van tevoren reserveringen voor restaurants.

Het kan moeilijk zijn om op het laatste moment tafels te scoren voor zakenlunches of -diners op populaire plekken, dus zorg ervoor dat u van tevoren reserveert. Aan een klant moeten uitleggen dat je het hof maakt dat je pas om 22.30 uur kunt eten. omdat je bent vergeten te reserveren is niet bepaald professioneel. Zelfs als u alleen maar aan het eten en drinken bent, maak dan een reservering — of u lijdt honger.

Wat zijn uw tips om zakenreizen een beetje makkelijker te maken? Deel ze met ons in de reacties hieronder.